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如何做行政类需求的评审

发布日期:2020-03-26

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行业新闻

  常工作中,我们除了事务性的工作,还会有很多基于业务的定制化需求或者领导看到某些好的案例,让你执行。那这些如果统称为行政类需求,不知道大家是否会有异议呢?

  那我们要如何做行政类需求的评审呢?为了解答这个问题,笔者和众多从事行政、项目管理及运营的朋友聊了一下,总结来说我们需要解答3个问题:

  1、 我们如何评审一个需求?

  2、 如何分析一个需求?

  3、 如何避免需求中常见的“冥想式思考”?

  首先要解决的问题是,“如何评估一个需求?”

  我们可以从受众、目的及可行性来考虑这个问题。所有的需求评审不外乎是需求的收集与分析,相关利益方的博弈而已。了解了这个问题,那我们就可以来评估需求了。

  第一点是受众:这个需求面对的受众是谁?(相关分值仅供参考)

  0 – 本部门

  1 – 后勤部门,但没有话语权

  2 – 后勤部门,有话语权

  3 – 运营及产品部门,有话语权

  4 – 技术研发部门

  5 – 业务部门

  6 – 多部门联合

  7 – 管理层

  8 – 高管

  9 – 总经理/CEO或更高

  第二点是目的:我们为什么要完成这个需求?(相关分值仅供参考)

  0 – 本部门需求

  1 – 对部分员工有利

  2 – 对大部分员工有利

  3 – 对特殊人群有利

  4 – 对公司全体员工有利

  5 – 对公司核心员工或leader层有利

  6 – 对公司业务有利

  7 – 对公司关键业务有利

  第三点是可行性:我们是否能在资源允许的范围内完成这个需求?(相关分值仅供参考)

  0 - 无法实现

  1 - 难度较高,部分需求可能无法实现

  2 - 有一定难度,成本较高

  3 - 常规项目,但需要一定额外资源支持

  4 - 容易实现或成本较低

  5 - 不需要额外资源

  对于一些拿不准的需求,我们就可以参考这个评分机制来进行评估了。下面举3个简单的例子来说明一下。

  需求1:公司技术部门多位leader建议班车新开一班自他家附近地铁站到公司的线路,预计服务10人,其中leader有3人。

  评估:

  受众:4分,技术研发部门

  目的:5分,对公司核心员工或leader层有利,额外加成0.3(3/10)

  可行性:3分,常规项目,但需要一定额外资源支持

  合计总分:12.3分

  需求2:公司技术部门多位员工建议班车新开一班自他家附近地铁站到公司的线路,预计服务12人,其中核心员工与leader有1人

  评估:

  受众:4分,技术研发部门

  目的:1分,对部分员工有利,额外加成0.08(1/12)

  可行性:3分,常规项目,但需要一定额外资源支持

  合计总分:8.3分

  需求3:公司内多部门怀孕员工建议将一间会议室改为母婴室,预计服务22人,其中核心员工与leader有4人

  评估:

  受众:6分,多部门联合

  目的:3分,对特殊人群有利,额外加成0.18(4/22)

  可行性:2分,有一定难度,成本较高

  合计总分:11.18分

  通过上面这样评估及打分,然后我们一排序,大家是否对需求的优先级和必要性有了一个直观的感觉了呢?更加容易判断了呢?

  本章小结:对一个需求的评价分成独立且互斥的三个维度之后,那我们行政做需求评估就更加容易判断了。当我们评估一个需求是否靠谱的时候,往往就可以通过这三个维度来进行量化了。

  说好了如何给一个需求评价,后面就是如何分析一个需求了。分析需求可以分为三部曲,即梳理问题,然后分析问题,最后解答问题了。那我们就以母婴室为例来做一个实战演练吧。

  需求:公司内多部门怀孕员工建议将一间会议室改为母婴室,预计服务22人,其中核心员工与leader有4人。

  接到这个需求,我们评估其总分为11.18分,需要尽快开始

  Step1:梳理需求

  梳理核心信息:需要一个母婴室

  需求数量:预计服务22人,其中核心员工与leader有4人。

  关键字:怀孕员工、会议室改,母婴室

  关于需求的其他/补充信息:配套、leader、私密性、门禁控制

  Step2:分析需求

  根据需求描述审题:母婴室需要配置独立的门禁,窗帘,内部需要安装足够的插座,配置冰箱、微波炉、饮水机及配套两桶,如果有条件的要设置上下水以便安装水槽。

  需求者目的分析:需求方希望能有个独立的母婴室,用来完成哺乳、吸奶、存放、工具清洁、妈妈交流的行为。

  根据分析,完整描述需求:需求方希望能有个独立的母婴室,用来完成哺乳、吸奶、存放、工具清洁、妈妈交流的行为。希望通过改建会议室的方式来尽快完成,需求中的难点在于评估会议室占用后对会议室使用的影响。同时上下水也是一个实际的难点。

  Step3:细化实施步骤

  明确需要的资源:会议室、预算、施工难点及措施、时间、领导支持等

  涉及到的人员:采购、财务、需求代表、行政、人事及企业文化

  进度计划:初步的进度计划及相关细化措施

  审批流:根据公司相关规范安排审批流

  供应商、合约及付款:确认供应商、签订合同及按计划付款

  验收:阶段性验收及整体联调验收

  其他事项:其他可能涉及到的事项。

  本章小结:分析需求是一个将需求内在因素细化的过程,通过分析需求的三部曲,我们就可以将大致的行动方案给列清楚了。从而便于后期汇报及执行了。

  最后要说的是在落地需求时,行政最容易发生的“冥想式思考”了。

  冥想式思考的特点是,你在分析需求的时候,采用是“我以为”的思路,我以为应该如何如何,所以我觉得需求方需要什么什么。在某些简单的需求处理中,这类参考以往经验的“我以为”的思路可以减少做方案的时间,也能安全的将项目完成。

  但在很多其他项目上,需求是很个性化的东西,有些能套用以往经验,有些却不一定。很多行政人去参观项目或听取分享,会觉得别人的服务这里有瑕疵那里有瑕疵,可能只是没有深入了解这家公司的实际情况而已,当深入了解之后,你会发现你觉得有瑕疵可以改善的东西,可能你能想到的,别人都想过了,只是因为各种实际原因,最后不做而已。

  从心理学的角度看,我们思考问题是由一个个思考点组成的,思维很零散,一会儿想到一个东西,等会儿再想到一个东西,不成体系。这就导致了思考所谓的局限性,说人话就是很多时候你以为完善的方案其实在落实上面并不完善。

  那如何避免陷入这种“冥想式思考”呢?可以采用的方法有以下几种:

  1、思维导图:通过思维导图来整理拟的思维,查漏补缺。同时思维导图特别适合脑暴,通过和需求方脑暴来画思维导图,更加有利于让落地方案更加的完整和体系化。

  2、有意识的运用方法论:比如说《金字塔原理》,有意识的金字塔式的思考和表达逻辑,可能在前期会降低工作效率,但长期以往可以有效的锻炼你的思维方式,将点的思考方式扩展为立体的思考方式。

  3、小范围验证:无论你方案做的多漂亮,思考多周全,也并不代表我们的思考方向和落地措施一定正确。我们需要做的是小范围的,在需求正式落地前的验证,可以是试用,可以是试运行或者其他措施。根据验证中发现的问题和收集的数据对落地方案再进行调整和优化,当然小范围验证不是为了证明而证明,你需要建立一个指标,而不是说我问了个别用户,大家都说好,那就是好了。比如说我们做母婴室这个验证的时候,就可以设立一个使用反馈的表格,将内部设备使用的便捷情况、私密情况等量化,从而更客观的决策。

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